Geschichten aus unserem Service-Alltag

Vertrieb kann auch entspannt sein

19 04 08 Vertrieb 02Vertrieb – das bedeutet oft, viel auf Achse zu sein. Wie Vertriebsmann Marcus Gutmann. Für ein kleines Unternehmen vertreibt er Farben und Lacke, die dann vom Fachhandel und Baumärkten verkauft werden. Eigentlich wohnt er schon fast in seinem Firmenwagen. Denn er fährt auf Messen und pflegt den persönlichen Kontakt zu Vertriebspartnern. Und die sind über ganz Deutschland verteilt.

Immer erreichbar sein – eine Herausforderung im Vertrieb

Marcus Gutmann ist immer für seine Geschäftspartner erreichbar. Auf langen Fahrten nimmt er Anrufe entgegen und fasst entgangene Anrufe nach. Eine Baumarkt-Leiterin hat eine Frage zum neuen Sortiment. „Lassen Sie uns telefonieren, wenn ich gleich im Auto sitze“, schlägt er vor. So kann er die Fahrtzeit sinnvoll nutzen. Und ein paar andere Anrufe stehen auch noch auf dem Programm.

Knapp am Crash vorbei – Marcus Gutmann hat noch mal Glück

Mitten in einer Diskussion über umweltfreundliche Farben passiert es mit 180 Stundenkilometern auf der linken Autobahnspur: Ein kleines Fahrzeug zieht auf den letzten Drücker heraus. Gutmann tritt voll in die Bremse und drückt auf die Hupe. Ein wütendes „Du A …“ entfährt ihm. Gerade noch mal gut gegangen. „Hallo? Herr Gutmann? Alles in Ordnung?“ fragt seine Gesprächspartnerin. Sie hat den Fast-Unfall live mitbekommen.

19 04 08 VertriebEin Telefonservice muss her

Als Gutmann zwei Tage später mit seiner Chefin spricht und ihr die brenzlige Situation schildert, trifft er auf offene Ohren. Denn auch sie ist viel unterwegs. „Wir brauchen jemand, der die Anrufe für Sie entgegennimmt, Herr Gutmann. Meine eigene Sekretärin kommt nur in Teilzeit und ist voll ausgelastet.“ Der Vertriebsmitarbeiter lächelt. „Ich habe mich da mal schlau gemacht. Es gibt einen externen Telefonservice, der die Anrufe entgegennehmen könnte.“

Mehr Flexibilität und Entspannung mit einem professionellen Backoffice

Er schildert seiner Vorgesetzten die Vorteile von vbo: Bestimmte Anrufe können die Ansprechpartnerinnen für ihn erledigen, wenn es etwa darum geht, eine einfache Information einzuholen oder den Anruf an einen anderen Kollegen weiterzuleiten. Andere Telefonate werden freundlich und professionell angenommen. „Und ich bekomme dann eine Mail. Ich rufe zurück, wenn ich auf dem Rastplatz oder im Hotel bin.“  

 

Ruhe bei der Arbeit bringt Zeit

19 04 09 Ruhe

Ruhe bei der Arbeit – wer sie hat, kann seine Zeit effektiver nutzen. Denn das ständige Hin- und Herschalten zwischen Anforderungen bringt uns aus der Konzentration. Was sind die Folgen?

  • Ablenkung z. B. durch das Handy ist für viele Menschen schon eine Gewohnheit
  • Selbst wenn eine Störung für sich genommen nur ein paar Minuten kostet – rechnen Sie den Mehraufwand mal hoch
  • Es ist gesünder und effektiver, sich auf eine Sache zu konzentrieren
  • Nutzen sie technische Möglichkeiten, um sich abzuschirmen

Viele Menschen legen Ihr Handy griffbereit auf den Tisch, egal, was sie gerade tun. Kaum meldet das Gerät eine Nachricht wandert der Blick aufs Display. Es könnte ja etwas Wichtiges sein. Klar, ein kurzer Blick dauert nur ein paar Sekunden. Doch die Gegenwart wandert für einen Moment in den Hintergrund. Bei einem persönlichen Treffen immer wieder aufs Handy zu blicken, gilt als unhöflich. Trotzdem ist es weit verbreitet – und viele Leute stören sich auch gar nicht mehr daran.

Kurze Ablenkungen läppern sich gewaltig

Bei der Arbeit führt die Ablenkung zu Zeitverlust. Stellen wir uns vor, Sie würden gerade an einer Präsentation basteln. Eine E-Mail kommt. Sie klicken auf Ihr Mailprogramm. So ein Ärger – Spam. Wie ist der denn in den Posteingang gekommen? Schnell markieren, löschen und zurück zur Präsentation. Wo waren Sie noch mal? Ach ja, Sie wollten ja ein Diagramm einfügen. Irgendwie klappt es nicht. Und dann klingelt schon wieder das Telefon … Rechnen Sie den geschätzten oder spaßeshalber mal gemessenen Zusatzaufwand hoch auf einen Tag, eine Woche und einen Monat.

Nutzen Sie Ihre Möglichkeiten für mehr Ruhe

Bei wichtigen Begegnungen und Aufgaben sollten Sie sich disziplinieren, bei der Sache zu bleiben. Richten Sie eine nett besprochene Mailbox für Anrufe ein und schauen Sie E-Mails nur einmal in der Stunde nach – es sei denn, es ist dringend. Natürlich können Sie auch den VBO-Telefonservice nutzen. Der lohnt sich (siehe Hochrechnung Ihrer durch Störungen verschwendeten Zeit).

 

Piepsstimme – was Sie dagegen tun können

Piepsstimme

Piepsstimme – wer hat schon immer ein Megaphon zur Hand?
Doch es gibt einiges, was Sie auch ohne technische Hilfsmittel für eine lautere und tragfähige Stimme tun können.

  • Der Versuch, mit Kraftaufwand lauter zu sprechen, führt zum Umkippen der Stimme.
  • Jede Stimme entfaltet ihre Kraft in einer bestimmten, optimalen Tonlage.
  • Wenn laut rufen möchten, senken Sie die Stimme ab.
  • Auch eine falsche Atemtechnik kann zu einer schrillen Stimmlage führen.
  • Üben Sie, mit Zwerchfellunterstützung auszuatmen.

Wenn Sie von anderen oft die Rückmeldung bekommen, Sie sollten lauter sprechen, besteht Handlungsbedarf. Eine zu leise Stimme ist keineswegs ein angeborenes Schicksal, sondern sie kann durch falschen Einsatz der „Sprechwerkzeuge“ entstehen.

Piepsstimme – wenn Reden zum Kraftakt wird

Der Versuch, mit einem stimmlichen Kraftaufwand gegen das Problem anzugehen, verstärkt es. Die Stimme wird schrill und kippt um. Dann geht plötzlich gar nichts mehr. Oder Sie werden heiser und bekommen Halsschmerzen. Ermitteln Sie besser zunächst Ihre optimale Stimmlage und üben Sie sprechunterstützendes Atmen.

So finden Sie Ihre optimale Sprech-Tonlage

Häufig ist die Ursache für eine zu leise Stimme eine falsche Sprech-Tonlage. Eine Person spricht ohne es zu merken zu hoch. Das gekünstelte hohe Sprechen strengt die Stimme an. Abgesehen davon wird sie schrill, wenn Sie rufen. Ihrem Umfeld klingeln die Ohren. Tipp: Senken Sie die Stimme ab, wenn Sie laut schreien möchten.

Sie können selbst herausfinden, ob Sie den richtigen Sprech-Ton treffen. Stellen Sie sich im Abstand von ca. 30 cm vor eine Wand-Ecke, und zwar mit dem Gesicht zu den zusammenlaufenden Wänden. Fangen Sie nun an, in konstanter Lautstärke zu summen – erst hoch und dann immer tiefer. Bei einer bestimmten Tonlage werfen die Wände Ihre Stimme lauter zurück. Wenn Sie in dieser Tonhöhe sprechen, ist das optimal.

Atmen Sie richtig aus und Ihre Piepsstimme wird besser

Eigentlich trägt die Atmung die Stimme. Dabei spielt das Zwerchfell eine große Rolle. Um Ihr Zwerchfell „in Schwung“ zu bringen und zu merken, wie sich diese Art von Atmung anfühlt, hilft eine Übung mit einer brennenden Kerze.

Halten Sie die Kerze zunächst in 20 cm Entfernung von Ihrem Gesicht und pusten Sie leicht, so dass die Flamme zu flackern beginnt. Wählen Sie danach einen größeren Abstand, indem Sie Ihren Arm ganz ausstrecken. Um die weiter entfernte Flamme gleichermaßen zum Flackern zu bringen, benötigen Sie Ihr Zwerchfell beim Ausatmen. Versuchen Sie, sich dieses Gefühl beim Sprechen zu vergegenwärtigen.

Wenn der durchschlagende Erfolg dennoch auf sich warten lässt, hilft vielleicht ein professionelles Stimmtraining.

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